E-mails elegantes: Evita los errores

Se ha realizado una encuesta, que pone de manifiesto los errores más comunes que cometemos cuando redactamos un e-mail.

Todo viene motivado por el hecho de que cada vez se considera más importante el aspecto físico en nuestras relaciones laborales y personales. Y, sin embargo, muchas personas solo tienen contacto via e-mail, por lo que tendríamos que tener un cuidado especial en su correcta redacción. Recordar... el mail habla por ti!!!

Estos son los 7 pecados capitales de los trabajadores europeos en su relación con el correo:

1. Ignorar el correo

2. Usar incorrectamente el "enviar a todos"

3. Demostrar falta de tacto

4. Descuidar el aspecto del correo

5. Mentir sobre haber recibido un email

6. Utilizar evasivas, falta de concreción

7. Suponer que una vez enviado un correo ha sido leído

Y estos son algunos consejos que puedes seguir para ser un experto 'redactor' de e-mails:

• No envíes mensajes en html o formatos distintos al básico. Pesan más sin aportar gran cosa. Puedes saber si estás escribiendo un mensaje en html porque tu programa de correo electrónico te ofrecerá opciones de edición extra como negrita, o color.

• Igualmente no envíes ficheros adjuntos que no te hayan sido solicitados previamente o que no estén en modo texto (*.txt)

• No pidas confirmación automática de los mensajes que envíes. Es de pésima educación pues supone colocar al receptor de tu mensaje en la disyuntiva de elegir entre que pienses que no lo recibió y enviarte información personal que no tiene porqué compartir contigo

• No envíes correos masivos y sobre todo no los reenvíes. Si envías por necesidad un correo a una lista de personas, coloca su dirección en el campo de Copia Oculta (CCO) y pon tu propia dirección en el Para. Muchas personas pueden querer que tú tengas su correo electrónico, pero no todos tus contactos.

• Nunca envíes mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las cadenas de mensajes son por definición falsas, y su único objetivo es saturar los servidores y con ellos la red. En los viejos tiempos tus privilegios en la red hubieran sido cancelados.

• Saluda antes del mensaje y despídete con tu nombre, exactamente igual que harías con una carta física. Añade una línea o dos al final de tu mensaje con información de contacto.

• Ten cuidado cuando escribas la dirección de correo. Hay direcciones que llegan a un grupo pero la dirección parece que va sólo a una persona. Fíjate a quién lo estás mandando.

• Mira los cc's cuando contestas. Si la primera persona que envió el mensaje spameo a su lista de correo... no hagas tú lo mismo.

• Recuerda que la gente con quienes te comunicas, incluidos los webmasters de las páginas que visitas, no cobran por responderte ni tienen obligación de hacerlo. Son personas que si te atienden te estarán haciendo un favor.

• Fíjate en con quién contactas para solicitar ayuda. Normalmente tendrás la respuesta a tu alcance sin necesidad de preguntar.

• Utiliza mayúsculas y minúsculas correctamente. LAS MAYÚSCULAS DAN LA IMPRESIÓN DE QUE ESTUVIERAS GRITANDO. Ni que decir tiene que escribir líneas y párrafos enteros en mayúscula es de pésima educación.

• Utiliza símbolos para dar énfasis. Esto *es* lo que quiero decir. Utiliza guiones bajos para subrayar._Guerra y Paz_ es mi libro favorito.

• No te pases utilizando smileys. No creas que un smiley hará feliz al destinatario por verlo o que hará pasar por alto un comentario impertinente.

• Se breve sin ser demasiado conciso. Cuando contestes un mensaje, incluye el suficiente material original como para ser entendido pero no más. Es una mala forma contestar un mensaje simplemente incluyendo todo el mensaje anterior: borra todo el material irrelevante.

• El mail debe tener un título (subject) que refleje el contenido del mensaje

• A no ser que uses un dispositivo de encriptación (hardware o software), debes asumir que el correo en Internet no es seguro. Nunca pongas nada en un correo electrónico que no pondrías en una postal. Por otro lado algunos mensajes pueden aparecer como provenientes de otra persona distinta del autor. Aplica tu sentido común antes de asumir que un mensaje es válido.

• Si piensas que la importancia de un mensaje lo justifica, contesta inmediatamente para que el remitente sepa que lo has recibido, aunque vayas a mandarle una respuesta más larga más tarde.

• Las expectitivas razonables sobre conducta en el e-mail dependen de tu relación con la persona y el contexto de la comunicación. Las normas aprendidas en un ambiente determinado puede que no sean aplicables para tu comunicación por e-mail con gente a través de Internet. Ten cuidado con el argot o siglas locales.

• La publicidad por correo electrónico no es bienvenida (y se prohíbe en muchos contextos). Abstente de hacer publicidad que no haya sido previamente aceptada (en listas de correo por ejemplo)

• Si alguien te pide un archivo, avísale antes de su tamaño en un mensaje aparte con petición de confirmación. Recuerda que no todo el mundo tiene banda ancha ni buzones de 50 Megas.